Autor Wątek: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.  (Przeczytany 22142 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.
« Odpowiedź #15 dnia: Maj 12, 2016, »
Dokument w składzie chronologicznym zostanie po 2 latach przekazany do archiwum zakładowego, a następnie  po 10 latach od wytworzenia do państwowego.
Mam jeszcze nikłą nadzieję, że taka głupota się nie ziści. Czy państwo ma na tyle środków, żeby przechowywać tą samą informację w dwóch postaciach papierowej i elektronicznej? Chyba zależy nam i naszym następcom przede wszystkim na przechowaniu informacji a nie nośnika tej informacji.
Cytuj
Odwzorowanie cyfrowe zgodnie z obowiązującymi przepisami jest jedynie zapisem informacji i nie posiada rangi dokumentu.
A w rozporządzeniu z 2011 wyraźnie wskazano, ze odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny :)
Cytuj
przypadku spraw prowadzonych tradycyjnie przy wsparciu systemu EZD zachodzi konieczność zarówno przekazania opisów spraw w systemie, jak i dokumentacji papierowej.
Jeżeli przez konieczność rozumieć obowiązek prawny to nie spotkałem się z takim przepisem. Choć myślę, że ap powinny te dane z systemów wspomagających przejmować.
Cytuj
Domyślnie system EZD PUW daje możliwość umieszczenia maksymalnie 10 spraw w jednej paczce archiwalnej
  ??? Radzę zajrzeć do materiałów źródłowych i zweryfikować poprawność tej informacji. ;)

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.
« Odpowiedź #16 dnia: Maj 13, 2016, »
Zgodnie z procedurami postępowania z dokumentacją elektroniczną w Systemie EZD określonymi w ROZPORZĄDZENIUPREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jest tam mowa o konieczności akceptacji i podpisania podpisem elektronicznym wersji elektronicznej dokumentu który będzie podlegał archiwizacji. Jeśli akceptacji i podpisu elektronicznego nie ma, nie ma oryginału dokumentu podlegającego archiwizacji.
Cytuj
3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do
podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania
pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu
sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub
dołączając je do projektu;
2) ustnie;
3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.
6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną
przez siebie wersję pisma.
§ 33. 1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący
podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.
§ 34. 1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:
1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;
2) podpisanie odręczne wydruku.
2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc,
dzień).
3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje
się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy
z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że
przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.
5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego
do wysyłki.
6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają
wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz
przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym
w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
Z definicji odwzorowania cyfrowego jasno wynika, że nie ma rangi oryginału, nie posiada ono mocy prawnej a jedynie wartość informacyjną.
Cytuj
odwzorowanie cyfrowe ? dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
Dokumentacja ze składów chronologicznych po dwóch latach od wytworzenia powinna trafić do archiwów zakładowych.
Cytuj
§ 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych
dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał
zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji
archiwalnej.
Idąc dalej można uznać, że jeżeli dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym zostały przyporządkowane do określonego JRWA i do odpowiedniej kategorii archiwalnej to powinny być przechowywane w archiwach zakładowych zgodnie z ustalonym okresem przechowywania a następnie brakowane, a dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym a należące do spraw zakwalifikowanych do kategorii A powinny ostatecznie trafić do archiwów państwowych. Należy jednak zauważyć, że na chwilę obecną zasady brakowania czy archiwizowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych nie zostały jasno określone. Ponadto nie określono też zasad udostępniania dokumentów ze składów chronologicznych na etapie przechowywania ich w archiwach zakładowych.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.
« Odpowiedź #17 dnia: Maj 13, 2016, »
Cytuj
Domyślnie system EZD PUW daje możliwość umieszczenia maksymalnie 10 spraw w jednej paczce archiwalnej
  ??? Radzę zajrzeć do materiałów źródłowych i zweryfikować poprawność tej informacji. ;)
Zweryfikowałam sprawdziłam na systemie i nie jestem w stanie przesłać więcej niż 10 spraw w jednej paczce archiwalnej. Być może dysponuje Pan nowszą wersją systemu EZD PUW lub wie o jakimś rozwiązaniu którego ja nie znam. Jeśli jest mi Pan w stanie udzielić pomocy i rady to będę bardzo wdzięczna. ;-)

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.
« Odpowiedź #18 dnia: Maj 13, 2016, »
Rozumiem, że dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym, musi mieć ten podpis regularnie konserwowany, żeby dokument miał wartość urzędową?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.
« Odpowiedź #19 dnia: Maj 16, 2016, »
Zweryfikowałam sprawdziłam na systemie i nie jestem w stanie przesłać więcej niż 10 spraw w jednej paczce archiwalnej. Być może dysponuje Pan nowszą wersją systemu EZD PUW lub wie o jakimś rozwiązaniu którego ja nie znam. Jeśli jest mi Pan w stanie udzielić pomocy i rady to będę bardzo wdzięczna. ;-)

Czy na pewno chodzi Ci o paczkę archiwalną, czy też może raczej o przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego?
Jarek Orszulak

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.
« Odpowiedź #20 dnia: Maj 16, 2016, »
 
Cytuj
Czy na pewno chodzi Ci o paczkę archiwalną, czy też może raczej o przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego?
  O przekazywanie spraw do archiwum zakładowego. Faktycznie termin paczka archiwalna jest w mojej instytucji błędnie używany. W instrukcji EZD wyraźnie jest mowa o przekazywaniu "partiami" a nie o tworzeniu paczek archiwalnych.  :-[ W EZD wszystko jest nowe instrukcje i procedury nie zawsze oczywiste i precyzyjne i w związku z tym pojawia się wiele pytań.  Dziękuję za pomoc.

Offline lisena

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
  • Płeć: Kobieta
Odp: Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.
« Odpowiedź #21 dnia: Czerwiec 10, 2017, »
czy po ponad roku od zakończenia tej dyskusji wiecie coś Państwo o ewentualnych postępach legislacyjnych, które w ostatecznym rozrachunku dawałyby przepisy umożliwiające niszczenie dokumentów pochodzących ze składu chronologicznego? byłam uczestnikiem spotkania uzgodnieniowego w temacie (jeszcze wtedy projektu) rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych  do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej i w jego trakcie pojawił się temat składów chronologicznych. wielu archiwistów zgłaszało, że ma spory problem z tymi składami i że dobrze by było umożliwić poprzez zmianę przepisów niszczenie tych dokumentów.
jestem z pokolenia, w którym przewijało się kasety..