Udostępnianie akt w az

[Jarek]

Udostępnianie akt w az jest problemem który leży mi mocno na sercu (ponoć rodzice najbardziej kochają te dzieci, które przysparzają im najwięcej kłopotów  ). Przepisy poświęcają mu (tj. temu problemowi) raptem dwa zdania, z których i tak nic w zasadzie nie wynika. Oprócz tych dwóch zdań w ustawie, mamy jeszcze dwa formularze - stare druki akcydensowe karty udostępnienia i księgi udostępnienia. I tyle. Dalej archiwisto zakładowy radź sobie sam.
W materii tej widzę takie "obszary" wymagające dyskusji, doprecyzowania czy też zmian:
I. Definicje.
W PSA jest tylko definicja udostępniania materiałów archiwalnych przez archiwa w ogóle - w jej myśl udostępnianie to organizowanie form udostępniania. Pamiętam z historii filozofii podobną w duchu definicję prawdy - wg jej treści prawda to zgodność stwierdzenia z prawdą. Parafrazuję, ale taki jest tego moim zdaniem sens, czyli mamy definicję która niczego nie definiuje  . Ustawa dość sensownie mówi o korzystaniu z zasobu az i najlepiej byłoby wg mnie używać takiego szerokiego pojęcia, a udostępnianiem wężej konsekwentnie określać jedynie fizyczne udostępnianie dokumentacji.
II. Konstrukcja przepisów.
Jako się rzekło - tylko dwa zdania w ustawie (w art. 35 i 36) - nie licząc oczywiście niepaństwowego zasobu archiwalnego, publicznej radiofonii i telewizji, powierzonego zasobu itp. - sama ustawa określa tu jednak specjalne ich traktowanie. Przyjęto chyba tworząc przepisy taką konstrukcję - akta tych wszystkich państwowych molochów trafiają do ich az kiedy przestają być potrzebne do spraw bieżących - ziemia rozkułaczona, fabryka zabrana, domiar naliczony, blok zbudowany - papiery do archiwum. Jeśli ktoś jeszcze do nich sięgnie, to tylko pracownik samej jednostki organizacyjnej. Kategorię B w przepisanym czasie wybrakować i przywrócić społeczeństwu pod postacią papieru toaletowego, kategorię A po ćwierćwieczu oddać od AP, gdzie po kolejnych 5 latach już jako zinwentaryzowany nikomu do niczego .... ech, tj. chciałem powiedzieć, jako cenny materiał archiwalny  będzie udostępniana historykom ruchu robotniczego i planowej gospodarki. A gdyby się przed upływem tego ćwierćwiecza lub przepisanego czasu trafił taki który będzie chciał skorzystać z akt, to tylko za zezwoleniem szefa jednostki - czyli przyjęto że będzie to incydentalne.
Czasy się zmieniły, przepisy zostały.
III. Sposób ewidencjonowania.
Ta incydentalność udostępniania zasobu az osobom trzecim ma też odzwierciedlenie w naszych formularzach - one po prostu nie przewidują udostępniania akt komuś innemu niż pracownik własnej jednostki.
Czasy się zmieniły, a formularze też zostały.
Tyle tytułem przydługiego wstępu. Zapraszam do dyskusji - piszcie proszę co sądzicie o tych naszych formularzach, na jakie kłopoty napotykacie przy udostępnianiu, jakie macie pomysły na zorganizowanie udostępniania, jakie zapisy należałoby umieścić w nowym prawie archiwalnym.

[Jarek]

Przykładowy wykaz akt typowych (załącznik do rozporządzenia z 2002 r., Dz. U. Nr 167, poz.1375 ) w klasie pod symbolem 0166 ma hasło rzeczowe "Udostępnianie akt" - z adnotacją w uwagach "zezwolenia, karty udostępnienia" i kategorią archiwalną B-2.
O zezwoleniach jest mowa w ustawie archiwalnej, chodzi tu jednak o czynność, indywidualne rozstrzygnięcie w postaci adnotacji na wniosku, a nie o osobny dokument w rodzaju np. dawniejszych zezwoleń na brakowanie. Karty udostępnienia to wspomniane druki.
Wykazy akt dla administracji rządowej i samorządowej mają klasy rozróżniające udostępnienia i kwerendy, co jest wg mnie bardzo dobrym pomysłem, podobnie jak stosowanie oprócz kart również księgi udostępnienia.

Możemy mieć zatem tak:
1.Przeprowadzamy kwerendę dla pracowników własnej jednostki, o ile coś znajdziemy to udostępniamy to na podstawie karty.
2.Udostępniamy akta pracownikom własnej jednostki na podstawie karty.
3.Na wniosek (za zezwoleniem) przeprowadzamy kwerendę dla osób trzecich, o ile coś znajdujemy to udostępniamy to.
4.Na wniosek (za zezwoleniem) udostępniamy akta osobom trzecim.

No, ale to nie wszystko. Mamy jeszcze np. udzielanie informacji, ale to będzie chyba zawsze wynikiem kwerendy. Kopiowanie dokumentacji (bez jej fizycznego udostępniania) można też od biedy zaliczyć do wyników kwerend.

Czyli w zbiorze kwerend, rejestrowanych jako sprawy w osobnej teczce, będziemy mieć wnioski o wyszukanie akt, udzielenie informacji lub tylko wydanie kopii. Natomiast gorzej z udostępnieniami - tu wszak pod odpowiednim symbolem i hasłem rzeczowym nie ma teczki ze spisem spraw, tylko są karty udostępnienia i księga udostępnienia, no, ale jak w to powtykać wnioski? W praktyce wszystkie zewnętrzne wnioski najprościej zaliczyć do kwerend, ale chyba nie o to chodziło ...

Problemem są zresztą już same karty i księga - są bowiem różne "szkoły" ich stosowania,  oprócz najsensowniejszego chyba  pomysłu traktowania księgi jako rejestru kart i udostępnień na wniosek, jest też np. praktyka wpisywania do księgi tylko udostępnień na miejscu i z kolei używania kart tylko do wypożyczeń. Trudno zgadnąć jaką szkołę reprezentuje pan Stryjkowski, opisujący udostępnianie w podręczniku "Kancelaria i archiwum zakładowe". Robi niezłe zamieszanie np. tworząc fałszywe rozróżnienie udostępnień "dla potrzeb służbowych pracowników zakładu" od udostępnień "dla potrzeb urzędowych" - toć to przecież dokładnie jedno i to samo! Co gorsza rozróżnienie to wg niego pozwala chyba w ogóle nie ewidencjonować części udostępnień. Każe ponadto zakładać archiwistom "księgę-rejestr wypożyczeń" dla wypożyczeń akt na zewnątrz jednostki, i nie wiadomo, czy chodziło mu o zawężenie wykorzystywania tylko do tego celu księgi udostępnienia akt, czy o jakiś zupełnie inny rejestr.

[Jarek]

Jeszcze mała korekta i uzupełnienie - wspomniałem o wykazach administracji rządowej i samorządowej - chodziło o cztery wykazy: dla organów gmin, dla organów powiatu, samorządu województwa oraz  zespolonej administracji rządowej w województwie. Można rzec że  opisują one sposób prowadzenia ewidencji korzystania z akt, jeśli nie w większości, to przynajmniej w sporej części archiwów zakładowych w Polsce. Nie wygląda to jednak do końca tak, jak zakładałem opierając się na wykazach dla organów szczebla wojewódzkiego, a po pozostałych spodziewając się analogicznych rozwiązań:
1. W wykazie akt dla organów gmin pod symbolem 0824 mamy hasło "Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego" z przytomną adnotacją w uwagach że okres przechowywania tej dokumentacji liczy się od zwrotu do archiwum, natomiast wykaz ten nie uwzględnia kwerend,
2. W wykazie akt dla organów powiatu mamy klasę 0823 "Wypożyczanie akt z archiwum zakładowego" oraz klasę 0825 "Kwerendy" - wynika z tego jednak że w archiwach starostw nie udostępnia się akt na miejscu,
3. W wykazie akt dla organów samorządu województwa oraz w wykazie akt dla zespolonej administracji rządowej w województwie mamy (pod różnymi symbolami) klasy o identycznych hasłach "Ewidencja udostępniania i wypożyczania akt" (z adnotacją w uwagach ""Zezwolenia, karty udostępnienia akt") i "Kwerendy" (z adnotacją w uwagach "Zaświadczenia i ich rejestry").
Nie bardzo wiem co mają wspólnego kwerendy z zaświadczeniami i ich rejestrami, obawiam się że autor wykazu również tego nie wiedział. Chyba generalnie luminarzom archiwistyki udostępnianie akt w archiwach zakładowych sprawia obecnie spory kłopot - i trudno się temu dziwić, bo zasady tego udostępniania rodziły się w zupełnie innej epoce, tak dawno, że chyba nikt już nie ogarnia celów leżących u podstaw tych zasad, a nawet gdybyśmy je na nowo teraz odkryli, to i tak nie przystawałyby one do naszych czas ów.
Mogłoby się wydawać, że we wszystkich archiwach zakładowych problem ewidencjonowania udostępnień powinien być rozwiązany tak samo, ale te wykazy miały zapewne po prostu różnych autorów (reprezentujących pewnie znów różne "szkoły" udostępniania).
Zasady udostępniania dokumentów nie mogą jednak zależeć tylko od miejsca ich przechowywania, i to nie podlega dyskusji.
Kończę tę "dyskusję" postulatem określenia podstawowych zasad prowadzenia archiwów zakładowych w rozporządzeniu wykonawczym do nowego prawa archiwalnego - w tym również określenia w takim rozporządzeniu sposobu prowadzenia ewidencji korzystania z akt.