Internetowe Forum Archiwalne > System informacji o zasobie archiwów państwowych
system zintegrowany - co to, po co, i jak...
(1/1)
Kazimierz Schmidt:
Drodzy Forumowicze,
W związku z coraz liczniejszymi pojawiającymi sią na forum odwołaniami do "zespołu kierowanego przez Kazimierza Schmidta", a także zapytaniami o stan prac wyjaśniam poniżej o co chodzi w naszej pracy.
Być może poniższe wyjaśnienia wzbudzą równie interesującą dyskusję jak IZA 5. W ogóle IFAR i dyskusje na nim stają się oraz cenniejsza informacją. Zwróćcie Państwo uwagę że w przypadku informatyzacji ciągle jeszcze najszęściej mają rację ci co się wypowiadają za pomocą metod takich jak forum interentowe ("złoty przykład" to inicjatywa DCMI zakończona normą ISO). A dlaczego akurat forumowicze? Bo są praktykami, którzy nie boją się komputerów...
Nigdy nie uwierzę że fukcjonalności systemu zintegrowanego będą dobrze mogli określić ludzie których korzystanie z komputera ogranicza się do edytora tekstów... Co najwyżej wymyśliliby (zgodnie ze swoją wiedzą) że system ma służyć do ... drukowania inwentarza książkowego, a to w XXI wieku jest daleko niewystarczające, a już niedługo (mam nadzieję) - zbędne.
a oto wyjaśnienia:
- zespół jest kierowany wspólnie przez NDAP i Interdyscyplinarne Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego Uniwersytetu Warszawskiego- zespół pracuje od lutego 2004
- członkowie zespołu nie zajmują sie oczywiście wyłacznie tą problematyką (a szkoda!)
- zespół liczy (8 osób + 2 od listopada 2004)
- zadania zespołu są następujące:
1. Szczegółowe rozpoznanie wszelkich czynności i zdarzeń zachodzących w archiwach, z uwzględnieniem i opisaniem struktury aktualnie wytwarzanych dokumentów i pomocy archiwalnych oraz eksploatowanych baz danych (wykonanie w ok. 80%)
2. Zidentyfikowanie i wskazanie grup osób wykonujących określone czynności. (na razie nie realizowane)
3. Przygotowanie graficznych modeli uwzględniających wiedzę zgromadzoną na podstawie przeprowadzonych analiz. Dodatkowo, przygotowanie dokumentów tekstowych objaśniających te modele. (wykonanie w ok. 80%)
4. Przygotowanie pełnej listy rodzajów dokumentów wytwarzanych podczas procesów nadzoru, oraz przejmowania, ewidencjonowania, opracowania i udostępniania materiałów archiwalnych. (50%)
5. Na podstawie materiału przygotowanego zgodnie z wytycznymi z pkt 1-4 przygotowanie projektu zintegrowanego systemu informatycznego dla archiwów państwowych. (praca postępuje równolegle w ICM ale jest zależna od pkt 1-4)
6. Określenie możliwości przygotowania działającego modelu systemu i ewentualne przygotowanie takiego modelu. (po wykonaniu 1-5)
w połowie roku (m.in. w związku z postępującymi pracami nad ustawą o informatyzacji) dodano zespołowi zadanie opracowanie założeń techniczno-organizacyjnych Państwowego Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że uważamy nie powinniśmy udostępniać publicznie materiałów będących jeszcze w opracowaniu i dlatego jeszcze oficjalnie nic nie ma...
Powody sa następujące:
- materiały niedokończone wymagają więcej pracy percepcyjnej ze strony studiującego
- materiały niedończone zawieraja zwykle sporo błedów, które mogą spowodować niechęć do ich czytania
Licze jednak na to że będzie możliwe dodanie nowego podforum "system zintegrowany do zarządzania zasobami archiwów państowych" i tamże będzimy wrzucać kolejne, gotowe opracowania do skomentowania.
Na początek aby blizej wyjaśnić o co chodzi i w ogóle zacząć dyskusję wklejam fragment z opracowania w którym wymieniono generalne założenia...
3.1. Zadanie 1: zintegrowany teleinformatyczny system do wspomagania zarządzania zasobami tradycyjnymi
Opis sytuacji
Ewidencja zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych i informacja o nim jest w tej chwili sporządzana z wykorzystaniem techniki mieszanej – to jest zarówno za pomocą tradycyjnych form, takich jak karty zespołów czy drukowane inwentarze, jak i komputerowych baz danych. Bazy danych zainstalowane są lokalnie, a dane gromadzone w kilku z nich scalane są raz w roku i prezentowane w Internecie. Są to dane statyczne i nie są uzupełniane automatycznie. Aktualna informacja dostępna jest wyłącznie lokalnie – najczęściej w pracowniach naukowych archiwów w postaci drukowanych pomocy informacyjnych.
Kilkanaście baz danych, dystrybuowanych przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych w zestandaryzowanej postaci, utworzonych zostało w oparciu o system MS Access. Podstawowa jest aplikacja SEZAM do ewidencji zespołów archiwalnych. Pozostałe bazy danych służą do opisu tych samych zespołów tylko na innym poziomie szczegółowości lub w innym celu związanym z rodzajami dokumentów lub czynności wykonywanych w archiwach. Informację o zasobie zawierają bazy danych: IZA do tworzenia inwentarzy dokumentacji aktowej, KITA do inwentaryzacji dokumentacji technicznej i konstrukcyjnej, MAPY do ewidencji map, SCRINIUM do inwentaryzacji dokumentów wytworzonych do końca XVIII wieku, PRADZIAD do ewidencji akt metrykalnych i stanu cywilnego oraz ELA do ewidencji spisów ludności. Funkcje pełnione przez archiwa wspomagają bazy: SUMA – rejestracja użytkowników, udostępnianie materiałów archiwalnych i ich reprografia, PUZZLE do rejestracji wypożyczeń materiałów archiwalnych, RAP do rejestracji kwerend (usług wyszukiwania) wykonywanych przez archiwa, TOPOGRAF do wpisania miejsca przechowywania materiałów archiwalnych w magazynach (magazyn, regał, półka) oraz NADZÓR do ewidencji archiwów zakładowych jednostek wytwarzających materiały archiwalne oraz rejestracji ich zasobu i działań podejmowanych przez archiwa państwowe w trybie nadzoru.
Bazy danych dystrybuowane przez NDAP są skonstruowane w ten sposób, że zachowana została możliwość powiązania (poprzez numer archiwum i zespołu) informacji zapisanych w dowolnej bazie z informacją w innej bazie. Stwarza to podstawy do integracji podstawowych danych w jednym systemie.
Powyższe bazy danych obejmują tylko część ewidencji zasobu archiwalnego. Archiwa państwowe niezależnie od wykorzystywania dystrybuowanych przez NDAP aplikacji opartych o Microsoft Access posiadają też wiele baz danych przygotowywanych do rozwiązywania bieżących problemów. Te lokalne bazy danych mają strukturę często dostosowywaną do aktualnych potrzeb lub posiadanych informacji. W jednym archiwum może funkcjonować wiele baz danych o różnych strukturach zawierających informacje o podobnym typie materiałów. Tworzone są także tzw. bazy indeksowe, czyli spisy haseł indeksowych odnoszące się do wybranych fragmentów zasobu. Niektóre znajdujące się lokalnie w archiwach bazy danych nie zawierają informacji pozwalającej na automatyczne łączenie danych.
Istnienie lokalnych baz danych spowodowane jest szeregiem czynników:
- czynnik historyczny (np. stare aplikacje tworzone za pomocą darmowego narzędzia ISIS)
- czynnik merytoryczny (w przypadku, gdy żadna z aplikacji dystrybuowanych przez NDAP nie pozwala na wpisanie przygotowywanych przez archiwa informacji)
- czynnik dydaktyczny (w programach nauczania archiwistyki często w ramach zaliczenia projektuje się bazę danych nie kładąc nacisku na standaryzację struktury danych)
- czynnik finansowo-techniczny (z przyczyn techniczno-finansowych nie było wcześniej możliwe zbudowanie systemu teleinformatycznego obejmującego wszystkie archiwa państwowe).
Cele
1. scalenie rozproszonej informacji o zasobie archiwalnym oraz połączenie jej z cyfrowymi kopiami dokumentów)
2. udostępnienie kompleksowej informacji archiwalnej w Internecie
3. zapewnienie możliwości precyzyjnego przeszukiwania jednocześnie w całym zasobie archiwalnym bez względu na poziom opisu, rodzaj dokumentacji oraz miejsce jej przechowywania
4. zapewnienie badaczom możliwości interaktywnego uczestniczenia w tworzeniu informacji o zasobie
5. automatyzacja przekazywania informacji z instytucji publicznych objętych nadzorem archiwalnym do archiwów państwowych
o bieżących instrukcji kancelaryjnych
o spisów dokumentacji niearchiwalnej do brakowania
o spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przekazywanej do archiwum.
Podstawowe wymagania
1. Wprowadzane w dowolnym archiwum dane powinny być natychmiast widoczne we wszystkich pozostałych archiwach, a także dostępne w Internecie w zdefiniowanym zakresie. Wyjątkiem od reguły dostępności danych (nie ich zapisywania) byłyby dane chronione prawnie (np. dane osobowe).
2. System powinien zapewniać możliwość wpisywania danych właściwych dla prawidłowego opracowania każdego typu dokumentacji, bez względu na jej postać fizyczną, zapewniając jednocześnie automatyczne powiązanie wpisywanej informacji z hierarchią uporządkowania w zespole archiwalnym.
3. Powiązanie opisów wszystkich rodzajów istniejących kopii z opisami oryginałów (mikrofilmy, kopie filmowe, kserokopie, skany). W szczególności system powinien zapewnić zapisanie i przyporządkowanie każdej wykonywanej kopii cyfrowej do opisu właściwego oryginału, bez względu na to czy kopia wykonana została w ramach pojedynczej usługi, kwerendy czy też większego projektu.
4. Stworzenie możliwości korzystania ze słowników terminów dopuszczalnych do wprowadzenia .
5. Narzędzia do wyszukiwania danych powinny umożliwiać proste jak i szczegółowe wyszukiwanie wg dowolnego zestawu kryteriów.
6. Wyszukiwanie w systemie powinno być możliwe przy użyciu standardowej przeglądarki sieci WWW.
7. Udostępnianie kopii cyfrowych materiałów archiwalnych.
8. System powinien wspomagać zarządzanie archiwami m.in. generować standardowe raporty i sprawozdania, a także wymagane przepisami pomoce ewidencyjne i informacyjne .
9. Zapewnienie rzetelności, trwałości i bezpieczeństwa danych
10. Zapisywanie wszelkich zmian treści, ze wskazaniem daty i godziny, kiedy wprowadzono te zmiany oraz osoby, która dokonała zmian.
Oczywiście dopiero po rozpisaniu tego na szczegóły pojawią się takie szczegółowe wymagania jak np.:
- automatyczna transliteracja do postaci zgodnej z normą (aby było można pisać nazwy w oryginale)
- automatyczne OCR-owanie zeskanowanego dokumentu i indeksowanie jego treści
- sterowanie urządzeniami do skanowania (metadane wpisane do pliku TIFF „wzięte” z systemu w momencie skanowania, automatycznie wysyłanie każdego skanu do centralnego repozytorium
- oczywiście jeśli powyższe to powinno być zorganizowane centralne repozytorium i do tego jeszcze łacza umożliwiające transfer 30MB skanu przez sieć
- oczywiście jeśli powyższe to w centralnym repozytorium byłby przechowywany TIFF ale i automatycznie generowany JPEG do przeglądania.
- oczywiście nie trzeba byłoby wykonywac czynności typu powiązanie wykonanej kopii z informacją o oryginale bo to by zapewniło ww. sterowanie skanerami przez system (może nawet wymaganie powinno być takie że nie dałoby się wykonać skanu bez udziału systemu = powiązania z zespołem, serią, jednostką...
itd itd.
liczę że bedzie dyskusja
Scalarvector:
--- Cytuj ---1. Szczegółowe rozpoznanie wszelkich czynności i zdarzeń zachodzących w archiwach, z uwzględnieniem i opisaniem struktury aktualnie wytwarzanych dokumentów i pomocy archiwalnych oraz eksploatowanych baz danych (wykonanie w ok. 80%)
--- Koniec cytatu ---
To nazywa się tworzeniem wymagań. W UML można to wymodelować w diagramie klas (struktura dokumentów i pomocy archiwalnych) diagram czynności i stanów(procesy archiwotwórcze - zarówno te na przedpolu i te w samym AP) i diagram wdrożenia (opis istniejących baz danych i procedury ich migracji do Zintergrowanego Systemu Informacji Archiwalnej - ZSIA)
--- Cytuj ---Zidentyfikowanie i wskazanie grup osób wykonujących określone czynności. (na razie nie realizowane)
--- Koniec cytatu ---
A szkoda. W UML świetnie do tego nadają się diagramy przypadków użycia. Obawiam się, że ZSIA może stać się zbyt skomplikowany, jeżeli nie uwzględni się w modelu użytkowników systemu. Po drugie w metodykach tworzenia systemu informatycznych panuje zasada "kontaktu z klientem" i szybkie reagowanie na jego potrzeby. Jeżeli myślimy w sposób tradycyjny, że projektowanie systemów informatycznych jest podobne do projektowania domu, to okaże się że zmiany w takich systemach są bardzo kosztowne. Jak będzie ZSIA powstawał w sposób iteracyjny... czyli modułowo to okaże się że szybko i tanio będzie można poprawiać system. A do tego potrzebny jest ciągły kontakt z użytkownikami w trakcie tworzenia systemu.
--- Cytuj --- Przygotowanie graficznych modeli uwzględniających wiedzę zgromadzoną na podstawie przeprowadzonych analiz. Dodatkowo, przygotowanie dokumentów tekstowych objaśniających te modele. (wykonanie w ok. 80%)
--- Koniec cytatu ---
Dla kogo te graficzne modele mają być zrobione? Dla informatyków, którzy mają zaimplementować system? Informatykom wystarczą specyfikacje wejścia/wyjścia w notacji BNF albo diagramy UML czy karty schematów klas. Modele graficzne dla kadry zarządzającej archiwami? To już wyobrażam sobie wykresy w postaci grafów przedstawiające zależności występujące w ZSIA.
Czy mógłbym prosić żeby pan Kazimierz zechciał coś więcej napisać o tych modelach?
--- Cytuj --- Przygotowanie pełnej listy rodzajów dokumentów wytwarzanych podczas procesów nadzoru, oraz przejmowania, ewidencjonowania, opracowania i udostępniania materiałów archiwalnych. (50%)
--- Koniec cytatu ---
Tutaj widzę połączenie dwóch rzeczy które powinne być rodzielone.
Mianowicie, rozdzielenie danych w dokumentacji procesów archiwotwórczych i archiwizacyjnych od formatu wizualnego tychże w ZSIA. Myślę, że dobrze opisanie schematu struktury bazy danych, na podstawie specyfikacji wymagań, dużo pomoże w dobrym zarządzaniu ZSIA (także w jego dalszej rozbudowie)
--- Cytuj --- Na podstawie materiału przygotowanego zgodnie z wytycznymi z pkt 1-4 przygotowanie projektu zintegrowanego systemu informatycznego dla archiwów państwowych. (praca postępuje równolegle w ICM ale jest zależna od pkt 1-4)
--- Koniec cytatu ---
Niewiele mi wiadomo o tym co ci informatycy z ICM robią (pewnie narzekają, że specyfikacja ZSIA jest taka mętna, że sami nie wiedzą do końca co ten ZSIA ma robić). Interesuje mnie czy informatycy z ICM sami piszą te diagramy UML, czy specyfikację technologiczną uzasadniającą wybór danej technologii (OpenSource vs. Microsoft) oraz procedury realizacji projektu.
Chciałbym, coś więcej wiedzieć o roli ICM.
--- Cytuj ---Określenie możliwości przygotowania działającego modelu systemu i ewentualne przygotowanie takiego modelu. (po wykonaniu 1-5)
--- Koniec cytatu ---
Mozliwosci są, tylko nie wiem czy w tym wątku chodzi o implementację czy o przygotowanie kosztorysu wykonania ZSIA ( i kto to ma zrobić?)
Takie mam uwagi do zadań zespołu.
Michał Małaj "Scalarvector"
Scalarvector:
--- Cytuj ---1. scalenie rozproszonej informacji o zasobie archiwalnym oraz połączenie jej z cyfrowymi kopiami dokumentów)
--- Koniec cytatu ---
Co ma wspólnego informacja o zasobie archiwalnym z cyfrowymi kopiami dokumentów??? Przecież to są różne poziomy opisu danych: zasób archiwalny w archiwum, zespoły,serie,podserie, jednostki archiwalne, a w nich akta i dokumenty. Cyfrowe kopie dokumentów to dobre zadanie dla edytorstwa historycznego, a nie dla ZSIA. Nie widzę potrzeby nadawania temu zadaniu dużego piorytetu na początkowym etapie tworzenia ZSIA.
Na czym to scalanie ma polegać? Na przenoszeniu informacji z informatorów ksiązkowych do bazy danych?
--- Cytuj ---udostępnienie kompleksowej informacji archiwalnej w Internecie
--- Koniec cytatu ---
Na czym ta kompleksowość ma polegać? Informacji na stronie www. archiwa.gov.pl jest pod dostatkiem. Chyba że mamy rozumieć "kompleksowość informacji" jako "szczególowy zestaw procedur archiwalnych i metodyki archiwalnej oraz związanych z nimi przepisami prawnymi", co w praktyce polegałoby na opublikowaniu wersji online znanej publikacji "Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez naczelnego dyrektora archiwów państwowych w latach 1952-2000" (studenci archiwistyki bardzo ucieszyliby się z takiej wersji bo po co mieliby wydawać 75 PLN)
--- Cytuj ---zapewnienie możliwości precyzyjnego przeszukiwania jednocześnie w całym zasobie archiwalnym bez względu na poziom opisu, rodzaj dokumentacji oraz miejsce jej przechowywania
--- Koniec cytatu ---
Kolejna "iluzja informatyczna" że ZSIA jest rozwiązaniem pozwalającym na znalezienie czego szukamy (nawet w kontekscie topograficznym - czyli w jakim pomieszczeniu szukana rzecz się znajduje). Sugeruję zastanowić się czy stać NDAP na zakup licencji i zatrudnienie specjalistów do takich baz jak Oracle czy DB2, którzy mieliby zarządzać i rozwijać ZSIA tak, żeby spełnić oczekiwania użytkowników (no proszę sobie wyobrazić zapytanie typu -pokaż wszystkie zespoły, które zostały przejete przed 1939 roku i posiadające tylko spisy zdawczo odbiorcze, albo pokaż wszystkie zespoły, które zinwentaryzował Tadeusz Grygier w latach 1960-1970.) Po drugie czy planowane jest stosowanie wyrazeń regularnych do przeszukiwania?
--- Cytuj ---zapewnienie badaczom możliwości interaktywnego uczestniczenia w tworzeniu informacji o zasobie
--- Koniec cytatu ---
Rozumiem przez to że dyrektorzy AP będą poprzez administratorów ZSIA nadawali uprawnienia do dostępu ZSIA każdemu badaczowi, który będzie korzystał z ich archiwów. Czy ktoś już przewidział jakieś uprawnienia dostępu do ZSIA i jak ma wygladać praca badacza z ZSIA?
--- Cytuj --- automatyzacja przekazywania informacji z instytucji publicznych objętych nadzorem archiwalnym do archiwów państwowych
o bieżących instrukcji kancelaryjnych
o spisów dokumentacji niearchiwalnej do brakowania
o spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przekazywanej do archiwum.
--- Koniec cytatu ---
"automatyzacja" - może stać się bardzo kosztowna - wystarczy popatrzeć na takie systemy ZUS czy CEPiK. Zmusiłoby instytucje publiczne do kolejnych wydatków na mordernizację archiwów zakładowych i zakupów drogich systemów do zarządzania obiegiem dokumentacji w urzędach.
Z drugiej strony te systemy trzeba będzie przystosowywać do specyfikacji narzuconej przez NDAP, która prawdopodobnie będzie dokumentem XMLSchema bądz SOAP/WSDL co pozwoli każdemu twórcy systemów do zarządzania obiegiem przystosowanie swojego produktu na specyfikacji (oczywiście na koszt podatnika czyli za publiczne pieniązki).
Pozdrawiam
Michal Małaj "Scalarvector"
Kazimierz Schmidt:
Cytat:
--- Cytuj ---1. Szczegółowe rozpoznanie wszelkich czynności i zdarzeń zachodzących w archiwach, z uwzględnieniem i opisaniem struktury aktualnie wytwarzanych dokumentów i pomocy archiwalnych oraz eksploatowanych baz danych (wykonanie w ok. 80%)
--- Koniec cytatu ---
To nazywa się tworzeniem wymagań. W UML można to wymodelować w diagramie klas (struktura dokumentów i pomocy archiwalnych) diagram czynności i stanów(procesy archiwotwórcze - zarówno te na przedpolu i te w samym AP) i diagram wdrożenia (opis istniejących baz danych i procedury ich migracji do Zintergrowanego Systemu Informacji Archiwalnej - ZSIA)
Wydaje mi się że na diagram czynności, stanów, przypadków użycia (a także obiektów, przebiegu, kooperacji, komponentów, wdrożenia, prowadzące do stworzenia obiektowego modelu systemu jest jeszcze nieco za wcześnie. Opisujemy to w taki sposób, aby było zrozumiałe dla nie-informatyka. Aby można było to przesłać do konsultacji w archiwach zadając pytanie „czy faktycznie tak przebiega proces?”. Ze wszystkimi szczegółami. Chodzi o to aby później nie było stwierdzeń typu „a my robimy jeszcze to – dlaczego nie ma tego w systemie?” Bo to będzie po implementacji systemu … kosztowne. Liczne przykłady wdrożeń gdzie po miesiącu od oddania systemu do eksploatacji okazuje się że system nie uwzględnia ważnej czynności wskazują na to że warto aby nie był to diagram czytelny wyłącznie dla fachowców.. Zrobią go później.
Ponadto trzeba zauważyć że mamy w archiwach cała księgę obowiązujących przepisów a nie mamy nigdzie ujednoliconego opisu krok po kroku co my robimy to zdaje mi się przyjęliśmy metodę opisu
Cytat:
--- Cytuj ---Zidentyfikowanie i wskazanie grup osób wykonujących określone czynności. (na razie nie realizowane)
--- Koniec cytatu ---
A szkoda. W UML świetnie do tego nadają się diagramy przypadków użycia. Obawiam się, że ZSIA może stać się zbyt skomplikowany, jeżeli nie uwzględni się w modelu użytkowników systemu. Po drugie w metodykach tworzenia systemu informatycznych panuje zasada "kontaktu z klientem" i szybkie reagowanie na jego potrzeby. Jeżeli myślimy w sposób tradycyjny, że projektowanie systemów informatycznych jest podobne do projektowania domu, to okaże się że zmiany w takich systemach są bardzo kosztowne. Jak będzie ZSIA powstawał w sposób iteracyjny... czyli modułowo to okaże się że szybko i tanio będzie można poprawiać system. A do tego potrzebny jest ciągły kontakt z użytkownikami w trakcie tworzenia systemu.
Zgadza się – szkoda. Zgadza się ciągły kontakt z użytkownikami. Zgadza się zmiany w ostatniej chwili kosztowne. Ale jest jedno ale: nie potrafimy na tym etapie wskazać grup osób wykonujących określone czynności. Po prostu jest w róznych archiwach … zupełnie różnie. Wbrew pozorom zależne jest to nie tylko od wielkości archiwum. Jeśli jednak ktoś to potrafi… Zapraszamy do współpracy.
Cytat:
--- Cytuj ---Przygotowanie graficznych modeli uwzględniających wiedzę zgromadzoną na podstawie przeprowadzonych analiz. Dodatkowo, przygotowanie dokumentów tekstowych objaśniających te modele. (wykonanie w ok. 80%)
--- Koniec cytatu ---
Dla kogo te graficzne modele mają być zrobione? Dla informatyków, którzy mają zaimplementować system? Informatykom wystarczą specyfikacje wejścia/wyjścia w notacji BNF albo diagramy UML czy karty schematów klas. Modele graficzne dla kadry zarządzającej archiwami? To już wyobrażam sobie wykresy w postaci grafów przedstawiające zależności występujące w ZSIA.
Czy mógłbym prosić żeby pan Kazimierz zechciał coś więcej napisać o tych modelach?
Przyjęliśmy metodę Event-Driven Process Chain (EPC) - trwającej w czasie logicznej sekwencji funkcji Dlaczego nie diagramy UML napisałem powyżej. Zależności w ZSIA na pewno nie będą takie jak zależności obecne. Parę czynności i dokumentów po prostu …zniknie bo nikomu nie będzie potrzebne.
Cytat:
--- Cytuj ---Przygotowanie pełnej listy rodzajów dokumentów wytwarzanych podczas procesów nadzoru, oraz przejmowania, ewidencjonowania, opracowania i udostępniania materiałów archiwalnych. (50%)
--- Koniec cytatu ---
Tutaj widzę połączenie dwóch rzeczy które powinne być rodzielone.
Mianowicie, rozdzielenie danych w dokumentacji procesów archiwotwórczych i archiwizacyjnych od formatu wizualnego tychże w ZSIA. Myślę, że dobrze opisanie schematu struktury bazy danych, na podstawie specyfikacji wymagań, dużo pomoże w dobrym zarządzaniu ZSIA (także w jego dalszej rozbudowie)
Nie ma tu łączenia dwóch rzeczy. Dotyczy to wyłącznie dokumentów obecnie „produkowanych”. Analiza tego jak „przełożyć” dane do systemu, uniknąć ich redundancji, jak komunikować się z otoczeniem zewnętrznym – czyli opisanie struktury poszczególnych elementów danych będzie wynikała z tego pełnego spisu. Ponadto każdy taki „wyłapany” dokument będzie umieszczony także na diagramie eEPC.
Zadanie do wykonania także po to aby wskazać użytkownikowi że niektóre dokumenty są zupełnie niepotrzebne (to że wynikają z przepisów jest naturalne bo przepisy były przygotowywane jak systemu nie było).
Cytat:
--- Cytuj ---Na podstawie materiału przygotowanego zgodnie z wytycznymi z pkt 1-4 przygotowanie projektu zintegrowanego systemu informatycznego dla archiwów państwowych. (praca postępuje równolegle w ICM ale jest zależna od pkt 1-4)
--- Koniec cytatu ---
Niewiele mi wiadomo o tym co ci informatycy z ICM robią (pewnie narzekają, że specyfikacja ZSIA jest taka mętna, że sami nie wiedzą do końca co ten ZSIA ma robić). Interesuje mnie czy informatycy z ICM sami piszą te diagramy UML, czy specyfikację technologiczną uzasadniającą wybór danej technologii (OpenSource vs. Microsoft) oraz procedury realizacji projektu.
Chciałbym, coś więcej wiedzieć o roli ICM.
Informatycy z ICM uczestniczą od początku w pracach zespołu. Wiedzą więc jak się teraz w archiwach pracuje. Są chyba jedynymi informatykami w Polsce, którzy mają wiedzę na temat funkcjonowania archiwum państwowego. Wiedzą co to jest zespół, co to zasada pertynencji, co to przewodnik kopii bezpieczeństwa, po co wyodrębnia się teczkę, a co oznacza skrócony sposób opracowania itd. Mam nadzieję że nas rozumieją. Jakież było (i zawsze jest) zdziwienie informatyków gdy dowiadują się co naprawdę wiemy o zawartości merytorycznej teczki… a ile danych dotyczy jej fizycznego opisu. Po zajrzeniu do magazynu mina im rzednie...
Cytat:
--- Cytuj ---Określenie możliwości przygotowania działającego modelu systemu i ewentualne przygotowanie takiego modelu. (po wykonaniu 1-5)
--- Koniec cytatu ---
Mozliwosci są, tylko nie wiem czy w tym wątku chodzi o implementację czy o przygotowanie kosztorysu wykonania ZSIA ( i kto to ma zrobić?)
Może odpowiem tak: możliwości są zawsze takie jak środki…
Cytat:
--- Cytuj ---1. scalenie rozproszonej informacji o zasobie archiwalnym oraz połączenie jej z cyfrowymi kopiami dokumentów)
--- Koniec cytatu ---
Co ma wspólnego informacja o zasobie archiwalnym z cyfrowymi kopiami dokumentów??? Przecież to są różne poziomy opisu danych: zasób archiwalny w archiwum, zespoły,serie,podserie, jednostki archiwalne, a w nich akta i dokumenty. Cyfrowe kopie dokumentów to dobre zadanie dla edytorstwa historycznego, a nie dla ZSIA. Nie widzę potrzeby nadawania temu zadaniu dużego piorytetu na początkowym etapie tworzenia ZSIA.
Na czym to scalanie ma polegać? Na przenoszeniu informacji z informatorów ksiązkowych do bazy danych?
O jak najbardziej ma cyfrowa kopia wspólne cechy z informacją o zasobie. Teraz ja zacytuję: „zespoły,serie,podserie, jednostki archiwalne, a w nich akta i dokumenty” – a skany dokumentów to niby nie jest ten sam poziom opisu co dokument? Cyfrowe kopie dokumentów to zadanie jak najbardziej dla ZSIA. Bo ZSIA ma być systemem nie tylko dla archiwisty, ale też dla użytkownika którego guzik obchodzi w jakim archiwum i zespole dokument się znajduje – on potrzebuje jego treści a nie informacji gdzie dokument jest przechowywany i czy jest w poszycie w stanie dobrym… System powinien stwarzać możliwość tak dokładnego opracowania materiałów (aż do załączenia skanów dokumentów fotografii cyfrowych itp.) aby nie było konieczne tworzenie oddzielnych systemów do szczegółowych opracowań. Tworzenie lokalnych „pomocy archiwalnych wyższego rzędu” powinno opierać się o już zaprowadzoną ewidencję materiałów. W szczególności tworzenie poza systemem indeksów nazw właściwych dla danego zespołu archiwalnego powinno stać się niezasadne, a konsekwencji uznawane za błąd metodyczny. Wszelka informacja dodatkowa o materiałach archiwalnych powinna być powiązana z informacją ewidencyjną. Powiązanie takie powinno umożliwiać wykorzystywanie istniejącej, już zaprowadzonej ewidencji materiałów przez przyporządkowywanie zasobom dodatkowych informacji o wypożyczeniach, wykonywanych kopiach, zabiegach konserwatorskich, przesunięciach magazynowych itp. Przygotowywanie osobnych baz danych dla wykonanych kopii materiałów powinno być postrzegane jako niezasadne, a konsekwencji uznawane za błąd metodyczny.
Dodatkowym elementem powinien być moduł wspomagający przygotowywanie kopii cyfrowych wybranych z zasoby archiwalnego materiałów. Wykonywane na różne potrzeby skany powinny być przechowywane w systemie i trwale powiązane z systemem informacji o zasobie. Po implementacji systemu przygotowywanie skanów np. tylko w celu ich publikowania na stronach WWW lub płytach DVD bez „złożenia ich do repozytorium” powinno być uznawane za poważny błąd metodyczny.
Cytat:
--- Cytuj ---udostępnienie kompleksowej informacji archiwalnej w Internecie
--- Koniec cytatu ---
Na czym ta kompleksowość ma polegać? Informacji na stronie www. archiwa.gov.pl jest pod dostatkiem. Chyba że mamy rozumieć "kompleksowość informacji" jako "szczególowy zestaw procedur archiwalnych i metodyki archiwalnej oraz związanych z nimi przepisami prawnymi", co w praktyce polegałoby na opublikowaniu wersji online znanej publikacji "Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez naczelnego dyrektora archiwów państwowych w latach 1952-2000" (studenci archiwistyki bardzo ucieszyliby się z takiej wersji bo po co mieliby wydawać 75 PLN)
no przecież nie chodzi o udostępnienie przepisów tylko danych z systemu, ale w taki sposób aby nie były to „dane” ale „informacja”
Cytat:
--- Cytuj ---zapewnienie możliwości precyzyjnego przeszukiwania jednocześnie w całym zasobie archiwalnym bez względu na poziom opisu, rodzaj dokumentacji oraz miejsce jej przechowywania
--- Koniec cytatu ---
Kolejna "iluzja informatyczna" że ZSIA jest rozwiązaniem pozwalającym na znalezienie czego szukamy (nawet w kontekscie topograficznym - czyli w jakim pomieszczeniu szukana rzecz się znajduje). Sugeruję zastanowić się czy stać NDAP na zakup licencji i zatrudnienie specjalistów do takich baz jak Oracle czy DB2, którzy mieliby zarządzać i rozwijać ZSIA tak, żeby spełnić oczekiwania użytkowników (no proszę sobie wyobrazić zapytanie typu -pokaż wszystkie zespoły, które zostały przejete przed 1939 roku i posiadające tylko spisy zdawczo odbiorcze, albo pokaż wszystkie zespoły, które zinwentaryzował Tadeusz Grygier w latach 1960-1970.) Po drugie czy planowane jest stosowanie wyrazeń regularnych do przeszukiwania?
Tak, właśnie o to chodzi żeby odpowiadać natychmiast na takie pytania A także na takie „bardziej bieżące” jak:
właściciel psa: szukam dokumentu wydanego przez urząd gminy, wydanego dla obszaru mojej dzielnicy, dotyczącego psów, obowiązującego dwa lata temu
rolnik: szukam ustawy lub rozporządzenia, dotyczącego postępowania z pryszczycą,
lekarz POZ: szukam wszystkich sprawozdań z wyjazdów zagranicznych dotyczących podstawowej opieki zdrowotnej
podły urzędnik z ministerstwa: szukam sprawozdań finansowych za ostatnie 5 lat, z województwa x
szef bardzo ważnej komisji: szukam wszystkich kolejnych wersji ustawy od projektu do publikacji
I to nie jest żadna iluzja tylko problem do rozwiązania. I to problem rozwiązywalny. Jak zaczniemy od tego „że i tak nas nie stać” to do końca życia będziemy przestawiać teczki w magazynach i wydawać wcale niemałe środki na oprogramowanie od pana G, i na mikrofilmowanie. A niech Pan sprawdzi ile kosztuje bilet z Rzeszowa do Szczecina i ile za to można zrobić skanów. Przecież gdybym miał do wyboru zapłacić za bilet żeby dostać się do teczki (nie tylko bilet ale i czas!) to może jednak wolałbym zapłacić połowę tej sumy za natychmiastowy dostęp do skanu przez Internet?
Cytat:
--- Cytuj ---zapewnienie badaczom możliwości interaktywnego uczestniczenia w tworzeniu informacji o zasobie
--- Koniec cytatu ---
Rozumiem przez to że dyrektorzy AP będą poprzez administratorów ZSIA nadawali uprawnienia do dostępu ZSIA każdemu badaczowi, który będzie korzystał z ich archiwów. Czy ktoś już przewidział jakieś uprawnienia dostępu do ZSIA i jak ma wygladać praca badacza z ZSIA?
sprawdza się znakomicie informacja tworzona przez użytkowników = wikipedia – sprawdzi się „wikipedia o zasobie archiwalnym”. Pytałem badacza który siedział akurat w AAN z laptopem i tam czynił notatki o zawartości teczki o tytule „informacja A” – niezwykle ciekawej. Zapytałem czy chciałby mieć możliwość notowania w systemie – gdyby istniał. Niech mi Pan uwierzy że był zachwycony taka perspektywą.
Nigdy nie będziemy mieli w archiwach tyle środków żeby archiwiści wszystko opisali. Może nie będzie to informacja kwalifikowana – ale zawsze do zweryfikowania. Ponadto dziś badacz zarabia na publikacji. To jest grzebie w źródłach i po 2 latach wydaje książkę. Potem ktoś inny korzysta z tych samych źródeł i po 3 latach wydaje książkę. Ten drugi mógłby korzystać z osiągnięć pierwszego (niby dlaczego nie?). Ten pierwszy zaś zarejestrowałby się w systemie jako „pierwszy” odkrywca ważnego dokumentu = nikt by mu już tego nie zabrał tylko dlatego że szybciej potrafi opublikować
I jeszcze jedno: jednemu wydadzą artykuł, a drugiemu nie… w ten sposób ten pierwszy będzie miał możliwość pokazania swojej pracy.
Cytat:
--- Cytuj ---automatyzacja przekazywania informacji z instytucji publicznych objętych nadzorem archiwalnym do archiwów państwowych
o bieżących instrukcji kancelaryjnych
o spisów dokumentacji niearchiwalnej do brakowania
o spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przekazywanej do archiwum.
--- Koniec cytatu ---
"automatyzacja" - może stać się bardzo kosztowna - wystarczy popatrzeć na takie systemy ZUS czy CEPiK. Zmusiłoby instytucje publiczne do kolejnych wydatków na mordernizację archiwów zakładowych i zakupów drogich systemów do zarządzania obiegiem dokumentacji w urzędach.
Z drugiej strony te systemy trzeba będzie przystosowywać do specyfikacji narzuconej przez NDAP, która prawdopodobnie będzie dokumentem XMLSchema bądz SOAP/WSDL co pozwoli każdemu twórcy systemów do zarządzania obiegiem przystosowanie swojego produktu na specyfikacji (oczywiście na koszt podatnika czyli za publiczne pieniązki).
Tu się musze zupełnie z Panem nie zgodzić. Systemy KSI (ZUS-owy) i CEPIK są drogie ( i może można było je zrealizować taniej), ale gdyby ich nie było to by było jeszcze drożej.
A teraz to archiwiści przepisują spisy z papieru do Accessa za jakie pieniążki? Może prywatne? A spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają w urzędach w postaci wydruku za jakie pieniążki??? Przecież jak będzie standard to firmy produkujące systemy wreszcie się dowiedzą jak to ma być. Zawsze będzie taniej dostosować system jak drukować!
Pozdrawiam i dziękuję za uwagi.
Nawigacja
Idź do wersji pełnej