Programy do prowadzenia archiwum - pożyteczne czy niepotrzebne?

[Necho]

Owszem podpisku, trzeba sprawdzić - ale przy papierowym spisie ten kto go podpisuje ręczy za jego treść i za nią odpowiada. A przy elektronicznej tabelce czy accesowej bazie co mam? - kliknę "tylko do odczytu" i to ma być rękojmia treści? Musiałbym mieć podpis elektroniczny.

Wszystko zależy od polityki bezpieczeństwa informacji w firmie. W przypadku Accessa czy zwykłej elektronicznej tabelki manipulowanie prawami dostępu do pliku będzie niewystarczające. Mamy więc pierwszy postulat, jaki oprogramowanie do obsługi az powinno spełniać. Otóż powinno zapewnić pełną kontrolę wprowadzanych przez użytkownika zmian w bazie. I w tym przypadku rękojmią jest nazwa użytkownika i hasło. Tak jak to ma miejsce w przypadku elektronicznego obiegu dokumentacji.
Inną sprawą jest, że ewidencja elektroniczna prowadzona "na własne potrzeby" nie musi pełnić funkcji środka dowodowego.

W zgodzie z prawem? Raczej z powodu niedoskonałości prawa czy luk w nim.

Zapewniam, że wykorzystywanie baz danych w archiwum nie jest wykorzystywaniem luk prawnych, a jedynie usprawnianiem sobie pracy.

Wydruki to idiotyzm, nie gódźmy się na to - archiwiści to przecież inteligentni ludzie 

Nikt nie odmawia archiwistom inteligencji. Chociaż ja bym zaproponował inne hasło "Świat pędzi do przodu, archiwiści nie pozostawajcie w tyle".

Nooo, jak dla mnie to zły przykład  , "ściąłem się" kiedyś z jedną panią w moim banku, kiedy stwierdziła że dla niej ważne jest właśnie to co w ich systemie komputerowym, a nie na umowie ze mną...

Nikt nie twierdzi, że jest to system doskonały. Są jednak tacy, którzy cenią sobie komfort korzystania z najnowszych zdobyczy techniki, nawet jeśli zdarzają się czasem pomyłki. Mojemu bankowi też zdarzyło się pominąć pewien dostarczony przeze mnie dokument przy wprowadzaniu do systemu.Nie znaczy to jednak, że będę teraz nawoływał do cofnięcia banków do epoki papierowych książeczek oszczędnościowych. Powszechniejszy dostęp do usług oraz oszczędność czasu są dla mnie wystarczającą rekompensatą.

Tak poważnie to się właśnie zastanawiam czy instytucje, które stosują elektroniczny obieg dokumentacji (więc jak rozumiem także np. spisy zdawczo-odbiorcze) dostosowywują posiadane normatywy i jak sobie z tym radzą Archiwa? Ponadto ciekawe co z wnioskami, które archiwa będą musiały móc przyjmować w postaci elektronicznej od czerwca br.

Postępowanie z dokumentacją elektroniczną regulowane jest odrębnymi przepisami. (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi). Etap przekazania dokumentacji elektronicznej do az jest pomijany. Przy przekazywaniu dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych spisy muszą być generowane w formie elektronicznej i tylko w takiej formie trafiają do Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Jeśli np. wniosek o wydanie zgody na brakowanie (zgodnie z wymaganiami opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym) wpłynie właśnie droga elektroniczną to i tak trzeba będzie go sobie wydrukować do akt w archiwum zakładowym...

Jeśli wniosek będzie spełniał kryteria uznania go za dokument elektroniczny, to wydrukowanie samej treści pozbawi nas wielu istotnych informacji zawartych w przyporządkowanych mu metadanych. Tym samym znaczenie formalnoprawne tego dokumentu będzie mocno dyskusyjne. 

[Jarek]

Inną sprawą jest, że ewidencja elektroniczna prowadzona "na własne potrzeby" nie musi pełnić funkcji środka dowodowego.

wydaje mi się jednak, że najbardziej pożądane byłoby takie rozwiązanie, gdyby taka baza była zarówno  jednym (narzędziem do wyszukiwania itp.) jak i drugim (środkiem dowodowym). Ale idealne rozwiązanie nie musi być najbardziej racjonalnym.

Zapewniam, że wykorzystywanie baz danych w archiwum nie jest wykorzystywaniem luk prawnych, a jedynie usprawnianiem sobie pracy.

Niewłaściwie to określiłem - to nie wykorzystywanie luk w prawie ale poruszanie się po obszarze faktycznie nie regulowanym przez żadne przepisy.

Im dalej wchodzimy w ten las tym więcej w nim drzew ... Postulaty postulatami, co do nich nie będzie chyba sporu, ale ja myślę wciąż o ewentualnych konsekwencjach. Przede wszystkim czy taka ewidencja powinna być obligatoryjna?

[Necho]

wydaje mi się jednak, że najbardziej pożądane byłoby takie rozwiązanie, gdyby taka baza była zarówno  jednym (narzędziem do wyszukiwania itp.) jak i drugim (środkiem dowodowym). Ale idealne rozwiązanie nie musi być najbardziej racjonalnym.

Zgadzam się, że takie rozwiązanie byłoby najlepsze. Dodałbym jeszcze, że powinien to być element zintegrowany z systemem elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie.

Przede wszystkim czy taka ewidencja powinna być obligatoryjna?

Moim zdaniem tak.
Po pierwsze, aby nie było to traktowane przez kierownika j.o. jako zbędna fanaberia. Po drugie uważam, że na kwestię postępowania z materiałami archiwalnymi należy patrzeć kompleksowo i to poczynając od momentu wytworzenia w j.o. do momentu udostępnienia w archiwum państwowym. Tylko dzięki temu możliwe jest zapewnienie odpowiedniej sprawności działania administracji.
Jeśli mamy budować e-administrację, to nie widzę powodu, aby archiwa miałyby mieć tutaj taryfę ulgową.

[Grzegorz]

Jeśli mamy budować e-administrację, to nie widzę powodu, aby archiwa miałyby mieć tutaj taryfę ulgową.

Ja bym poszedł jeszcze dalej. Archiwa nie tylko nie mogą mieć taryfy ulgowej ale muszą mieć realny wpływ nie tylko na tworzenie standardów ale i konkretnych narzędzi! Tutaj kłania się np. współpraca z firmami tworzącymi systemy i programy co na razie leży. Kiedyś zapytałem przedstawiciela wiodącej firmy, czy ich system obiegu dokumentów wdrożony w dużej gminie uwzględnia instrukcję kancelaryjną dla jst i instrukcję archiwalną to popatrzył na mnie podejrzliwie jak na wariata. Podobne pytanie do archiwisty w tej gminie i również dziwny uśmiech oraz odpowiedź, że nikt nie pytał o taką potrzebę, a system zamówili informatycy...
Wydaje mi się, że to archiwa państwowe powinny być źródłem know how przy tworzeniu takich narzędzi jeśli mamy dbać o narodowy zasób archiwalny. Brakuje tutaj jednak chyba odpowiedniego elementu w momencie kształcenia przyszłych archiwistów...

[Jarek]

Mamy zatem chyba dwa "końce" problemu - z jednej strony niedoskonałe przepisy, z drugiej możliwości (i chęci) tworzenia przez specjalistyczne firmy odpowiedniego oprogramowania. A my z w tym wszystkim gdzieś po środku, z naszymi postulatami, racjami, wyobrażeniami i przyzwyczajeniami.
Co do przepisów, jako się rzekło, wiele ich w tej materii nie mamy - i dotyczy to zarówno prowadzenia archiwów zakładowych w ogóle, jak i stosowania w nich elektronicznych środków ewidencji. Kolejne zatem pytanie - czy archiwa zakładowe w ogóle potrzebują specjalnego i szerszego niż dotąd ujęcia ich funkcjonowania w przepisach archiwalnych?
Co do tego wywołanego przeze mnie problemu obligatoryjności prowadzenia ewidencji elektronicznej w az, to mam tu jednak poważne wątpliwości. Po pierwsze - nie każdej jednostce organizacyjnej i jej archiwum (zwłaszcza w tych naprawdę małych) takie rozwiązanie się rzeczywiście przyda, a te które widzą potrzebę korzystania z takiej ewidencji, nie trzeba przymuszać. Po drugie, żeby kogoś przy pomocy przepisów przymuszać do czegoś, to ten wymóg musi być w tychże przepisach precyzyjnie określony. Czyli znowu - wymogi systemu, metadane i inne dziwaczne dla archiwistów definicje .
Chyba że wymyślimy taki system, w którym wszystkie archiwa zakładowe prowadzić będą elektroniczną ewidencję w ramach spiętego w sieć systemu pozwalającego ap zdalnie sprawować nad nimi (przynajmniej w pewnym stopniu) kontrolę, i dającego, porównywalnie z Sezamem, informację o zasobie wszystkich az... ech.

[Jarek]

Co do tych firm od elektronicznego obiegu dokumentów - mam niestety podobne doświadczenia jak Grzegorz. Po trzech rozmowach z panami z takiej firmy i prowadzonym przez nich "szkoleniu" sam zacząłem się czuć jak wariat  - bo z jednej strony deklarowali pełne dostosowanie ich produktu do wszelkich możliwych naszych przepisów i wymogów, a potem wciąż okazywało się że jednak nie mają o tym bladego pojęcia, za wyjątkiem może jednego ich człowieka, który jednak zajmował się generalnie ważniejszym dla nich klientem. Skądinąd właśnie z rozumieniem pojęć i właśnie z modułem do obsługi az było u nich najgorzej. Próbowali nam wmawiać że wymyślamy jakieś kancelaryjno-archiwalne dziwolągi, bo przecież w takiej samej instytucji w K. robią to zupełnie inaczej... No cóż, płacą teraz kary umowne. A wszystko przez to, że nikomu u nich nie chciało się dostosować ich systemu, mającego naprawdę spore możliwości (ale pisanego na potrzeby komercyjnych klientów, dziewiczych jeśli chodzi o postępowanie z dokumentacją), do potrzeb klienta z budżetówki.

Tak trochę strzeliłem tym elektronicznym systemem ze "zdalnym" nadzorem nad az i informacją o ich zasobie - jako z założeniem mrzonką. Ale po zastanowieniu śmiem twierdzić, że to chyba jednak jedyny naprawdę racjonalny pomysł na obowiązkowe wdrożenie elektronicznej ewidencji. Pod warunkiem oczywiście że NDAP/archiwa państwowe stworzą/kupią taki (skuteczny i sensowny) program, który będą mogły darmowo oferować jednostkom objętym nadzorem archiwalnym.

[Grzegorz]

W wolnej chwili, żeby dyskusja nie umarła

[author=Grzegorz link=topic=1010.msg5771#msg5771 date=1208435838]
Postępowanie z dokumentacją elektroniczną regulowane jest odrębnymi przepisami. (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi). Etap przekazania dokumentacji elektronicznej do az jest pomijany. Przy przekazywaniu dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych spisy muszą być generowane w formie elektronicznej i tylko w takiej formie trafiają do Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

No nie do końca ten etap jest pomijany. W takiej sytuacji to system teleinformatyczny w jednostce pełni funkcję az. Mówi o tym par. 7 przytaczanego rozporządzenia.

Jeśli wniosek będzie spełniał kryteria uznania go za dokument elektroniczny, to wydrukowanie samej treści pozbawi nas wielu istotnych informacji zawartych w przyporządkowanych mu metadanych. Tym samym znaczenie formalnoprawne tego dokumentu będzie mocno dyskusyjne. 

Ok tylko jest jeden problem AP nie dysponują systemami obiegu dokumentów (dysponują??). Tym samym nie będa mogły przechowywać tego typu wniosków w postaci cyfrowej, a więc muszą drukować! Fakt, nie będzie to już dokument elektroniczny

[Necho]

No nie do końca ten etap jest pomijany. W takiej sytuacji to system teleinformatyczny w jednostce pełni funkcję az. Mówi o tym par. 7 przytaczanego rozporządzenia.

Chodziło mi oczywiście o archiwum jako komórkę organizacyjną, a nie jako funkcję systemu.  .

[Jarek]

W wolnej chwili, żeby dyskusja nie umarła 

Cóż, niczego nie należy przedłużać ponad miarę 
Spróbujmy zebrać nasze spostrzeżenia.

Stan obecny:
-sposób prowadzenia ewidencji w az nie jest całościowo określony przez ogólnie obowiązujące przepisy.
-póki co formalnym środkiem ewidencji mogą być jedynie papierowe: dowód przekazania akt do az czyli spis zdawczo-odbiorczy, dokumenty brakowania, spisy przekaz. materiałów arch. do ap, karty udostępnienia,

Nasze postulaty oraz dostrzegane możliwości ewidencji komputerowej az:
-spełnianie funkcji dotychczasowej ewidencji,
-możliwość szybkiego wyszukiwania,
-możliwość ewidencjonowania udostępnień,
-generowanie inwentarza topograficznego,
-możliwość udostępnienia spisów w sieci,
-jednorazowe wprowadzanie każdej informacji do ewidencji,
-oprogramowanie do obsługi az powinno zapewnić pełną kontrolę wprowadzanych przez użytkownika zmian w bazie (logowanie przy pomocy nazwy użytkownika i hasła),
-idealne rozwiązanie - komputerowy spis będzie zarówno dowodem (wiarygodnym elektronicznym dokumentem) przekazania papierowej dokumentacji jak i łatwym do przeszukiwania środkiem ewidencji,

Wnioski:
-konieczność zintegrowania elektronicznej ewidencji az z systemem elektronicznego obiegu dokumentacji w jednostce,
-przy możliwości użycia komputerowych programów należy rozważyć możliwość zmiany obecnie obowiązującego sposobu prowadzenia ewidencji w archiwach zakładowych,
-niemożność wyeliminowania "czynnika ludzkiego"
-taki program muszą/mogą stworzyć jedynie informatycy,
-ograniczona możliwość wprowadzenia elektronicznej ewidencji jako obowiązkowej
-ograniczenia we współpracy z firmami informatycznymi przy tworzeniu rozwiązań dla archiwów,
-a może nadzór ap nad az przez sieć informatyczną przy pomocy udostępnianego nieodpłatnie oprogramowania?