Programy do prowadzenia archiwum - pożyteczne czy niepotrzebne?

[Jarek]

Moje zdanie jest takie - jeśli elektroniczna ewidencja w az ma być tylko "nakładką", czy dodatkiem do tradycyjnej ewidencji, to śmiem twierdzić, że poza nieznanymi mi wyjątkami, wystarczy do tego, bez względu na ilość zasobu, wykorzystanie zwykłych programów biurowych typu word i acces. I szczerze mówiąc, sama możliwość wykorzystania takich programów, stawia już pod znakiem zapytania obecnie obowiązujący sposób prowadzenia ewidencji w archiwach zakładowych - choćby najobszerniejsze spisy zdawczo-odbiorcze można w postaci elektronicznej sortować i przeszukiwać na wszelkie możliwe sposoby, zbędne stają się trzecie i czwarte egzemplarze spisów, etc. etc. Zrezygnowanie z tych dodatkowych egzemplarzy spisów to już oczywiście krok dalej i nie wiem czy do prowadzenia takiej "oficjalnej" elektronicznej ewidencji, zastępującej papierową, acces by wystarczył, nie znam na tyle jego możliwości - musiałaby to być w każdym razie aplikacja umożliwiająca JEDNORAZOWE wprowadzanie każdej zmiany, widoczne później w każdym dowolnym miejscu elektronicznej ewidencji zasobu az.

[Jarek]

... i sądzę ponadto że napisanie takiego programu nie jest specjalnym problemem. Tyle że kupowanie czegoś takiego dla własnego archiwum tylko po to by móc quasi-automatycznie tworzyć spisy makulatury uważam raczej za nieporozumienie.
Podobnie jak Ty Necho nie miałem do czynienia z konkretnymi tego typu produktami, mój zakład pracy pokusił się jednak o coś, co jest już niemal kancelaryjną rewolucją, czyli o wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentacji. Ma, a raczej powinno to mieć, przełożenie na ewidencję az, bo daje archiwiście możliwość śledzenia losu WSZELKIEJ dokumentacji w jego jednostce organizacyjnej od samych jej narodzin. Pod warunkiem oczywiście,że taki system obiegu dokumentacji zostanie w pełni wdrożony ...

[Jarek]

Takie wnioski mi się jeszcze nasuwają: Sposób prowadzenia ewidencji w az nie jest określony przez jakieś ogólnie obowiązujące przepisy. Wyjątkiem jest tu stosowanie spisu zdawczo-odbiorczego, którego formularz dodawany jest do instrukcji kancelaryjnych ale po to by ustalić w ten sposób wzór potwierdzenia przekazania akt z komórek organizacyjnych do az, a nie ustalić środek ewidencji az. Formularz ten zawiera jednak elementy przydatne wyłącznie w az - miejsce na kolejny numer spisu, rubryki na miejsce przechowywania, datę zniszczenia lub przekazania do ap. I to jest właśnie przypadłość instrukcji kancelaryjnych - ujmowanie w nich jedynie fragmentów zasad (całościowo rozumianego) systemu kancelaryjnego. Instrukcje takie, by móc je czytać, wymagają "wiedzy pozaźródłowej", tj. pozyskanej uprzednio znajomości zasad systemu. Bez znajomości tych zasad instrukcje te, czytane dosłownie, stają się zwykłą, bezsensowną sieczką.
To dlatego w oczach niektórych stosowanie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i prowadzenie az urasta niemal do rangi zaawansowanej wiedzy tajemnej. A ciężko jest wdrożyć i stosować coś, czego się nie rozumie.

[Jarek]

... czyli archiwiście zakładowemu pozostaje metodyka i praktyka  . Istota obecnego systemu prowadzenia ewidencji w az jest moim zdaniem taka:
- wykorzystuje do ewidencjonowania zasobu potwierdzenia przekazania akt do az (spisy),
- odzwierciedla on system kancelaryjny stosowany w jednostce organizacyjnej - rzeczowy podział i oznaczanie akt przy pomocy jrwa, odbicie struktury organizacyjnej jednostki i wytwarzania akt w rocznych cyklach,
- tworzy on prosty system oznaczeń dokumentacji (sygnatura archiwalna,miejsce przechowywania) umożliwiający jej wyszukiwanie i identyfikowanie,
- umożliwia odpowiednie postępowanie z dokumentacją, w zależności od jej kategorii archiwalnej i czasu wytworzenia (brakowanie, przekazanie),
- odrębnie ewidencjonuje się udostępniane dokumentacji.

Zakładamy, że komputerowy program do ewidencji papierowego zasobu az będzie spełniał funkcje dotychczasowej ewidencji i przyniesie ponadto znaczne ich usprawnienie. Byłoby to w pełni możliwe gdybyśmy tradycyjną ewidencję zastąpili komputerową. Tylko jak to zrobić skoro zawsze dowodem na to że przejęliśmy, zniszczyliśmy lub przekazaliśmy jakieś akta pozostanie papierowy spis? Równolegle prowadzenie i takiej, i takiej ewidencji to w efekcie dodatkowa praca, a nie usprawnienie. W takiej sytuacji programy do ewidencji archiwum to takie zabawki - udajemy tylko nowoczesność.

[Paweł z ...]

Zakładamy, że komputerowy program do ewidencji papierowego zasobu az będzie spełniał funkcje dotychczasowej ewidencji i przyniesie ponadto znaczne ich usprawnienie. Byłoby to w pełni możliwe gdybyśmy tradycyjną ewidencję zastąpili komputerową. Tylko jak to zrobić skoro zawsze dowodem na to że przejęliśmy, zniszczyliśmy lub przekazaliśmy jakieś akta pozostanie papierowy spis? Równolegle prowadzenie i takiej, i takiej ewidencji to w efekcie dodatkowa praca, a nie usprawnienie. W takiej sytuacji programy do ewidencji archiwum to takie zabawki - udajemy tylko nowoczesność.

Cóż chciałbym mieć wdrożoną w archiwum taką "zabawkę" jak ewidencja archiwum a mieć dodatkową robotę w postaci przechowywania pojedynczego dokumentu papierowego na potwierdzenie zniszczenia przekazania akt.
Jakie są korzyści z ewidencji elektronicznej:
- możliwości szybkiego przeszukiwania spisów - jeśli ktoś zgłosi się do mnie z sygnatura interesującej go sprawy w ewidencji elektronicznej odnalezienie odpowiedniej teczki to czas liczony w sekundach - w przypadku archiwum które ma kilkaset spisów przeszukiwanie wersji papierowych to minut kilka lub kilkanaście i zawsze istnieje możliwość przeoczenia,
- wygodne ewidencjonowanie wypożyczeń i udostępnień,
- inwentarz topograficzny który jest aktualny i zawsze można wydrukować,
- możliwość udostępnienia spisów w sieci,
Oczywiście są i ograniczenia jak i przy tradycyjnej ewidencji, głównie wynikają z czynnika ludzkiego: błędnie stosowanego przez pracowników jrwa i zasad systemu kancelaryjnego jednostki oraz pomyłki w ewidencji. Dlatego nie ma to jak doświadczony archiwista, znający praktyki i pomysły "racjonalizatorskie"  pracowników w swojej instytucji.

[Necho]

Nie wrzucałbym Word'a i Access'a do jednego worka (no może za wyjątkiem worka z metką "Office")  .
Pomimo, że Access jest częścią pakietu biurowego, to wykorzystanie go przez przeciętnego pracownika biurowego ogranicza się do korzystania z gotowych produktów. Twórcą konkretnych rozwiązań jest niemalże zawsze "nasz informatyk" lub firma zewnętrzna.
Porządnie wykonana baza w Access'ie pewnie może być alternatywą dla oprogramowania firm zewnętrznych, ale w 95% przypadków archiwista zakładowy nie będzie w stanie sam jej wykonać. Nikt zresztą od niego tego nie powinien wymagać.

Oczywiście systemem zarządzającym relacyjną bazą danych nie musi być Access. To może być np. Kexi czy Base (żeby pozostać w tematyce pakietów biurowych). To może też być zupełnie inne rozwiązanie zrealizowane np. w trybie klient-serwer. Word ani Excell nie są i nie będą tutaj realną alternatywą. Prowadzenie elektronicznej ewidencji z wykorzystaniem tych programów to rzeczywiście jej dublowanie. Natomiast w przypadku rozwiązań opartych o relacyjną bazę danych nie zgodzę się ze stwierdzeniem, iż konieczność prowadzenia papierowej ewidencji stanowić będzie jedynie dodatkową pracę. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby konieczna wersja papierowa była wydrukiem z bazy danych/formularza/tabelek (niepotrzebne skreślić). Po opatrzeniu wymaganymi podpisami i nieśmiertelnymi pieczątkami mamy papierową wersję naszej ewidencji. To nie jest podwójna ewidencja. To jedna ewidencja przechowywana na dwóch nośnikach, z czego jeden (papier) jest
jednokrotnego zapisu .

Dodatkowy nakład pracy będzie raczej znikomy. Wystarczy komórki organizacyjne zobowiązać do przygotowywania spisów
zdawczo-odbiorczych we wcześniej przygotowanym formularzu. W efekcie czego dodanie spisów do systemu to będzie kwestia 3 kliknięć.

[Jarek]

Jakie są korzyści z ewidencji elektronicznej:
- możliwości szybkiego przeszukiwania spisów - jeśli ktoś zgłosi się do mnie z sygnatura interesującej go sprawy w ewidencji elektronicznej odnalezienie odpowiedniej teczki to czas liczony w sekundach - w przypadku archiwum które ma kilkaset spisów przeszukiwanie wersji papierowych to minut kilka lub kilkanaście i zawsze istnieje możliwość przeoczenia,
- wygodne ewidencjonowanie wypożyczeń i udostępnień,
- inwentarz topograficzny który jest aktualny i zawsze można wydrukować,
- możliwość udostępnienia spisów w sieci,

-co do szybkości wyszukiwania zgoda ale to da nam już nawet tabelka w wordzie,którego i tak się zwykle ma,
-żeby elektroniczne ewidencjonowanie udostępnień było wygodne musiałoby zastąpić karty udostępnienia
-zgoda co do inwentarza topograficznego i udostępniania spisów
ale ...

Cóż chciałbym mieć wdrożoną w archiwum taką "zabawkę" jak ewidencja archiwum a mieć dodatkową robotę w postaci przechowywania pojedynczego dokumentu papierowego na potwierdzenie zniszczenia przekazania akt.

otóż nie będzie to pojedynczy dokument. Papierowe muszą być:
1. spis zdawczo-odbiorczy do az,
2. wykaz spisów - choć ten chyba najmniej,
3. karta udostępnienia akt (ewentualnie również księga udostępnienia)
4. spis makulatury (+protokół oceny dok. niearch.)/spis materiałow arch. przekazywanych do ap.
Formularze tych DOKUMENTÓW 40 lat temu miały ułatwiać pracę archiwisty, dziś ją, jak widzimy, często utrudniają. Cóż mi z tego że po przeniesieniu akt z magazynu do magazynu odnotuję to w komputerowym inwentarzu topograficznym, skoro i tak muszę to równolegle zrobić na nawet 3 egzemplarzach spisów zd.-odb. ... A wybrakowanie akt w ilu miejscach będę musiał odnotować? Formularze mam określone w rozporządzeniu i instrukcji archiwalnej, nie ma zmiłuj się. Musiałbym te papierowe dokumenty zastąpić elektronicznymi, z podpisem elektronicznym itp.

Natomiast w przypadku rozwiązań opartych o relacyjną bazę danych nie zgodzę się ze stwierdzeniem, iż konieczność prowadzenia papierowej ewidencji stanowić będzie jedynie dodatkową pracę. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby konieczna wersja papierowa była wydrukiem z bazy danych/formularza/tabelek (niepotrzebne skreślić). Po opatrzeniu wymaganymi podpisami i nieśmiertelnymi pieczątkami mamy papierową wersję naszej ewidencji. To nie jest podwójna ewidencja. To jedna ewidencja przechowywana na dwóch nośnikach, z czego jeden (papier) jest
jednokrotnego zapisu

Jak napisałem wyżej - tak póki co mamy, że środkiem ewidencji może być jedynie papierowy dowód przekazania akt do az nazwany spisem zdawczo-odbiorczym, on jest źródłem wiedzy o naszym zasobie w az. Ten spis faktycznie najczęściej jest wydrukiem - ale sens będzie to wszystko miało dopiero wtedy gdy nie będzie trzeba robić żadnych wydruków - bo sam komputerowy spis będzie zarówno dowodem (wiarygodnym elektronicznym dokumentem) przekazania papierowej dokumentacji jak i łatwym do przeszukiwania i sensownym środkiem ewidencji. Ale nie wiem czy to możliwe.

[Paweł z ...]

-co do szybkości wyszukiwania zgoda ale to da nam już nawet tabelka w wordzie,którego i tak się zwykle ma,

 
ale 100 tabelek w wordzie to nie to samo co jedna tabela z możliwością przeszukiwania, sortowania czy filtrowania po wielu danych

Formularze mam określone w rozporządzeniu i instrukcji archiwalnej, nie ma zmiłuj się.

Co do rozporządzeń to rzeczywiście nie ma zmiłuj się ale w instrukcji archiwalnej - jeśli zatwierdzisz odpowiednie zmiany z archiwum państwowym?!

[Paweł z ...]

Dodatkowy nakład pracy będzie raczej znikomy. Wystarczy komórki organizacyjne zobowiązać do przygotowywania spisów
zdawczo-odbiorczych we wcześniej przygotowanym formularzu. W efekcie czego dodanie spisów do systemu to będzie kwestia 3 kliknięć.

Jeżeli program do archiwum ma odpowiedni moduł do sporzadzania spisu i pracownicy przekazujący będą się nim posługiwali a dodatkowo formuarz taki będzie odporny na "inwencję" pracowników, to rzeczywiście ze strony archiwum nie trzeba wiele robić.

[Necho]

otóż nie będzie to pojedynczy dokument. Papierowe muszą być:
1. spis zdawczo-odbiorczy do az,
2. wykaz spisów - choć ten chyba najmniej,
3. karta udostępnienia akt (ewentualnie również księga udostępnienia)
4. spis makulatury (+protokół oceny dok. niearch.)/spis materiałow arch. przekazywanych do ap.
Formularze tych DOKUMENTÓW 40 lat temu miały ułatwiać pracę archiwisty, dziś ją, jak widzimy, często utrudniają. Cóż mi z tego że po przeniesieniu akt z magazynu do magazynu odnotuję to w komputerowym inwentarzu topograficznym, skoro i tak muszę to równolegle zrobić na nawet 3 egzemplarzach spisów zd.-odb. ... A wybrakowanie akt w ilu miejscach będę musiał odnotować? Formularze mam określone w rozporządzeniu i instrukcji archiwalnej, nie ma zmiłuj się. Musiałbym te papierowe dokumenty zastąpić elektronicznymi, z podpisem elektronicznym itp.

1. Spis zdawczo - odbiorczy jako wydruk z formularza elektronicznego. Nie widzę tutaj żadnej dodatkowej pracy. Nikt chyba obecnie nie przygotowuje spisów odręcznie.
2. Wykaz spisów. Nie potrzebujemy wersji papierowej.
3. Karty udostępnienia także mogą być wydrukiem. Po podpisaniu przez wypożyczającego trzymamy je jako potwierdzenie udostępnienia, natomiast rejestr mamy w formie elektronicznej. Przy zastosowaniu mechanizmów półautomatycznych (listy wyboru) wypełnienie jej będzie nawet krótsze niż odręcznie.
4. Spis akt do wybrakowania/przekazania do AP. Znowu mamy wydruk. Wygenerujemy go szybciej (podpowie nam system), a następnie wprowadzimy konieczne zmiany. Wciskamy "drukuj" i zyskujemy na czasie.
Teraz nawet jeśli nam przyjdzie wprowadzać informację o aktach przekazanych/wybrakowanych to wcale nie oznacza to dodatkowej pracy. I tak musielibyśmy to zrobić, nawet gdybyśmy nie korzystali z komputerów wcale.

Jak napisałem wyżej - tak póki co mamy, że środkiem ewidencji może być jedynie papierowy dowód przekazania akt do az nazwany spisem zdawczo-odbiorczym, on jest źródłem wiedzy o naszym zasobie w az.

Spis zdawczo - odbiorczy zgadzam się jest dowodem przekazania akt do az. Nie musi natomiast być głównym źródłem wiedzy o zasobie. Na codzień korzystalibyśmy z ewidencji elektronicznej. Ewidencja papierowa czekałaby sobie spokojnie w szafie na kontrolerów maści wszelakiej.

Ten spis faktycznie najczęściej jest wydrukiem - ale sens będzie to wszystko miało dopiero wtedy gdy nie będzie trzeba robić żadnych wydruków - bo sam komputerowy spis będzie zarówno dowodem (wiarygodnym elektronicznym dokumentem) przekazania papierowej dokumentacji jak i łatwym do przeszukiwania i sensownym środkiem ewidencji.

Zgadzam się, że idealnie byłoby gdyby "komputerowy spis był jednocześnie dowodem". Jednakże taka sytuacja może się jeszcze długo nie pojawić. Czy mamy czekać w zarękawnikach i z ołówkiem za uchem, aż przyjdą lepsze czasy? Moim zdaniem nie. Należy raczej wykorzystać możliwości jakie daje nam obecny stan prawny, a one wcale nie są takie małe.

[Jarek]

1. Spis zdawczo - odbiorczy jako wydruk z formularza elektronicznego. Nie widzę tutaj żadnej dodatkowej pracy. Nikt chyba obecnie nie przygotowuje spisów odręcznie.
2. Wykaz spisów. Nie potrzebujemy wersji papierowej.
3. Karty udostępnienia także mogą być wydrukiem. Po podpisaniu przez wypożyczającego trzymamy je jako potwierdzenie udostępnienia, natomiast rejestr mamy w formie elektronicznej. Przy zastosowaniu mechanizmów półautomatycznych (listy wyboru) wypełnienie jej będzie nawet krótsze niż odręcznie.
4. Spis akt do wybrakowania/przekazania do AP. Znowu mamy wydruk. Wygenerujemy go szybciej (podpowie nam system), a następnie wprowadzimy konieczne zmiany. Wciskamy "drukuj" i zyskujemy na czasie.
Teraz nawet jeśli nam przyjdzie wprowadzać informację o aktach przekazanych/wybrakowanych to wcale nie oznacza to dodatkowej pracy. I tak musielibyśmy to zrobić, nawet gdybyśmy nie korzystali z komputerów wcale.

ad.1. Nigdy nie mamy gwarancji że plik dołączony na dyskietce/płytce/przesłany mailem będzie tożsamy z wydrukowanym spisem - a zdarza się że nie jest ...,
ad.2. Zgoda, wykazu spisów potrzebuje w zasadzie tylko archiwum, ale musi być określone w instrukcji archiwalnej że będzie on tylko elektroniczny,
ad.3. Każdy formularz może być i najczęściej jest wydrukiem. Tyle że korzystający musi przyjść do az już z podpisem na karcie kierownika komórki org. kt. wytworzyła akta, potem sam korzystający podpisuje się i na karcie, i w księdze udostępnienia.
ad.4. co do tego jednego zgoda  , ale żeby taki spis był wiarygodny patrz ad. 1. ...., no i trzeba to jeszcze potem odnotować w ewidencji.
Jeśli musimy zrobić coś jeszcze to znaczy że wykonujemy dodatkową pracę. Jak to już wyżej napisałem - tak naprawdę sens ma to wszystko wtedy, jeśli dzięki tym elektronicznym "zabawkom" każdą zmianę w ewidencji (przyjęcie, wybrakowanie, przekazanie) wprowadzamy tylko raz ....

Spis zdawczo - odbiorczy zgadzam się jest dowodem przekazania akt do az. Nie musi natomiast być głównym źródłem wiedzy o zasobie. Na codzień korzystalibyśmy z ewidencji elektronicznej. Ewidencja papierowa czekałaby sobie spokojnie w szafie na kontrolerów maści wszelakiej

Głównym źródłem wiedzy o zasobie az są wyłącznie spisy zd.-odb., przez to że taki spis jest dokumentem w sensie prawnym. Udzielając komukolwiek informacji o zasobie podaję nr spisu i pozycję, czyli odwołuję się do tego dokumentu, a w razie potrzeby dołączę nie wydruk, ale potwierdzone ksero spisu - z pieczątkami i podpisami. To ogranicza ewidencję elektroniczną do użytku wewnętrznego, czyli głównie  do przeprowadzania kwerend. Po co to wszystko skoro w razie czego i tak wracamy do szafy ze spisami ...

Należy raczej wykorzystać możliwości jakie daje nam obecny stan prawny, a one wcale nie są takie małe.

Moim zdaniem są żadne, jak gdzieś wyżej napisałem, nasz obecny "stan prawny" to dwa, czy trzy przestarzałe formularze i bezmyślne wariacje nt. instrukcji kancelaryjnych, niestety w postaci rozporządzeń.

[Paweł z ...]

ad.1. Nigdy nie mamy gwarancji że plik dołączony na dyskietce/płytce/przesłany mailem będzie tożsamy z wydrukowanym spisem - a zdarza się że nie jest ...,

Równie dobrze można by powiedzieć, że nigdy nie mamy pewności, że wszystkie egzemplarze papierowe spisu są identyczne - w obu przypadkach trzeba sprawdzić.

Jeśli musimy zrobić coś jeszcze to znaczy że wykonujemy dodatkową pracę. Jak to już wyżej napisałem - tak naprawdę sens ma to wszystko wtedy, jeśli dzięki tym elektronicznym "zabawkom" każdą zmianę w ewidencji (przyjęcie, wybrakowanie, przekazanie) wprowadzamy tylko raz ....

Tu pełna zgoda - informacja o miejscu przechowywania wprowadzona w wykazie pojawia się i na spisach, podobnie o przekazaniu, brakowaniu etc.

[Necho]

Trudno mi się zgodzić z Twoją Jarku argumentacją, gdyż pracuję obecnie w instytucji, w której ?głównym źródłem wiedzy o zasobie? są bazy danych. Na co dzień mało kto korzysta  ze spisów w formie papierowej, bo najczęściej nie ma takiej potrzeby. A wszystko się kręci i to zgodnie z prawem.
Co więcej wiele podmiotów działa w bardzo podobnych warunkach, gdzie elektroniczna ewidencja "czegokolwiektam" musi być drukowana, podpisywana i przetrzymywana w segregatorach.
Idę do banku. Wypełniam stosy papieru, który bank będzie trzymał przez następne x lat, ale dla bankowców podstawowym źródłem wiedzy o mnie są informacje zawarte w systemie komputerowym. Nikt nie sprawdza nieustannie czy to się pokrywa ze stanem papierów. Zakłada się, że informacja wprowadzona do systemu, dzięki odpowiednim procedurom, pokrywa się z tym co jest w segregatorach w szafie.
Urząd Miasta? To samo. Ewidencja o mnie czyli o mieszkańcu znajduje się w bazach danych. Dzięki temu wiele spraw jestem w stanie załatwić od ręki, a nie czekać aż Pani z okienka znajdzie w swoim książkowym rejestrze dotyczącą mnie teczkę.
Więcej: właściciel każdego większego sklepu, do niedawna każdą fakturę nawet elektroniczną musiał drukować i trzymać w szafie. Tak jak w az posługuje się on ewidencją elektroniczną (produktów, klientów, transakcji), dowód zaś do niedawna musiał być papierowy.
Pół Polski sobie z tym radzi a archiwum zakładowe nie może?


Pozdrawiam serdecznie

PS.
Zaznaczam, że nie porównuje tu statusu formalno - prawnego az z żadną z tych instytucji. Zwracam jedynie uwagę na pewne generalne podobieństwa.

[Jarek]

Równie dobrze można by powiedzieć, że nigdy nie mamy pewności, że wszystkie egzemplarze papierowe spisu są identyczne - w obu przypadkach trzeba sprawdzić.

Owszem podpisku, trzeba sprawdzić - ale przy papierowym spisie ten kto go podpisuje ręczy za jego treść i za nią odpowiada. A przy elektronicznej tabelce czy accesowej bazie co mam? - kliknę "tylko do odczytu" i to ma być rękojmia treści? Musiałbym mieć podpis elektroniczny.

Trudno mi się zgodzić z Twoją Jarku argumentacją, gdyż pracuję obecnie w instytucji, w której 'głównym źródłem wiedzy o zasobie' są bazy danych. Na co dzień mało kto korzysta  ze spisów w formie papierowej, bo najczęściej nie ma takiej potrzeby. A wszystko się kręci i to zgodnie z prawem.

Zgoda Necho, w praktyce źródłem wiedzy o zasobie często są bazy danych, również w warunkach mojego az. Natomiast bazy takie nigdy nie mają mocy dokumentu.
W zgodzie z prawem? Raczej z powodu niedoskonałości prawa czy luk w nim.

Co więcej wiele podmiotów działa w bardzo podobnych warunkach, gdzie elektroniczna ewidencja "czegokolwiektam" musi być drukowana, podpisywana i przetrzymywana w segregatorach.

Wydruki to idiotyzm, nie gódźmy się na to - archiwiści to przecież inteligentni ludzie 

Idę do banku. Wypełniam stosy papieru, który bank będzie trzymał przez następne x lat, ale dla bankowców podstawowym źródłem wiedzy o mnie są informacje zawarte w systemie komputerowym.

Nooo, jak dla mnie to zły przykład  , "ściąłem się" kiedyś z jedną panią w moim banku, kiedy stwierdziła że dla niej ważne jest właśnie to co w ich systemie komputerowym, a nie na umowie ze mną...
Zgoda - ewidencje ludności i mnóstwo innych ewidencji jest prowadzonych w postaci baz, których instytucjonalni administratorzy czy właściciele ręczą za prawdziwość zawartych w nich danych, zgodnie z konkretnymi przepisami, tych konkretnych baz dotyczącymi. Ale  właśnie - nie sprowadza się to do swobodnego wcielania w życie idei baz jako wartych zaufania na równi z papierowymi dokumentami, i to jeszcze z wykorzystaniem niedoskonałości prawa, tylko do realizacji konkretnych przepisów narzucających na konkretne urzędy obowiązek prowadzenia konkretnych baz.

To może nie tyle generalne podobieństwa co oczywiste korzyści ze stosowania baz we wszelkich dziedzinach i instytucjach, natomiast diabeł tkwi w tym statusie formalno-prawnym.

[Grzegorz]

Co więcej wiele podmiotów działa w bardzo podobnych warunkach, gdzie elektroniczna ewidencja "czegokolwiektam" musi być drukowana, podpisywana i przetrzymywana w segregatorach.

Wydruki to idiotyzm, nie gódźmy się na to - archiwiści to przecież inteligentni ludzie 

Ok ale wydruki są wymagane przepisami! I trudno że to idiotyzm. Widział ktoś instrukcję archiwalną, która mówi, że ewidencja ma postać tylko elektroniczną?? Tak poważnie to się właśnie zastanawiam czy instytucje, które stosują elektroniczny obieg dokumentacji (więc jak rozumiem także np. spisy zdawczo-odbiorcze) dostosowywują posiadane normatywy i jak sobie z tym radzą Archiwa? Ponadto ciekawe co z wnioskami, które archiwa będą musiały móc przyjmować w postaci elektronicznej od czerwca br. Jeśli np. wniosek o wydanie zgody na brakowanie (zgodnie z wymaganiami opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym) wpłynie właśnie droga elektroniczną to i tak trzeba będzie go sobie wydrukować do akt w archiwum zakładowym... Trzeba zmienić złe prawo!